Betalingen innen

Beheer de inningsmethode voor betalingen en de bijbehorende instellingen.

Inningsmethode voor betalingen

Je inningsmethode voor betalingen bepaalt de manier waarop je betalingen voor abonnementen, eenmalige aankopen en winkelartikelen van je leden int. Sessy heeft drie opties beschikbaar, die elk hieronder in meer detail worden beschreven.

1. Stripe

Gebruik een Stripe-account om betalingen van leden te verzamelen. Stripe is een betalingsverwerkingsplatform dat alle benodigde informatie en de betalingen van je leden verzamelt. Vervolgens betaalt Stripe het ontvangen geld uit op je rekening. Met Stripe kun je meerdere betalingsmogelijkheden aan je klanten aanbieden (waaronder creditcard en SEPA-incasso’s). Als je Stripe als incassomethode kiest, word je doorverwezen naar Stripe om een account aan te maken dat verbonden is met je Sessy-bedrijf. Voor meer informatie over Stripe functionaliteit en prijzen: Ga naar Stripe →.

Stripe account instellen

Om Sessy in te stellen voor Stripe:

• Ga naar Configuratie in de beheeromgeving en vouw Betaalmethode leden uit
• Klik op het pictogram “Potlood” naast de optie “Betalingsmethode leden” om het dialoogvenster voor de betalingsmethode te openen
• Selecteer in de keuzelijst bovenaan “Stripe”
• Lees de instructies (of de informatie hieronder) zorgvuldig door
• Klik op “Koppel Stripe account”
• Je wordt doorgestuurd naar Stripe. Volg de instructies om je aan te melden met een bestaande Stripe-account of om een nieuwe account aan te maken. Vul daarna de gevraagde gegevens over je bedrijf in

Kijk na deze stappen op de pagina “Instellingen”. De “betalingsmethode leden” zou nu de status “Actief” moeten hebben. Als de instelling als onvolledig wordt weergegeven, ga dan naar je Stripe dashboard om de openstaande acties te controleren (klik op het “Potlood” pictogram om het betalingsdialoogvenster te openen en klik dan op “Ga naar Stripe account”).

Stripe-instellingen die Sessy automatisch beheert

Zolang Stripe je actieve inningsmethode voor leden is, houdt Sessy het gekoppelde Stripe-account synchroon. Je hoeft het volgende niet handmatig in te stellen in het Stripe Dashboard:

• Klantportaal: Sessy maakt en onderhoudt een eigen portalconfiguratie op je gekoppelde account. Leden kunnen alleen betaalmethoden wijzigen. Abonnementswijzigingen, opzeggingen en factuurhistorie zijn in het portaal uitgeschakeld — leden regelen dat via de Sessy-app.
• Branding voor checkout en portaal: Kleuren en logo komen uit je Sessy-bedrijfsbranding (Branding →). De menubalkkleur wordt gebruikt voor knoppen en portaal-accenten; de accentkleur voor het zijpaneel bij checkout. Je bedrijfslogo wordt naar Stripe geüpload; vierkante logo’s worden ook als Stripe-pictogram gebruikt. Branding wordt ververst wanneer je kleuren of logo wijzigt in Sessy, en wanneer leden checkout of het betaalportaal openen.
• Algemene voorwaarden en privacy op het portaal: Als je geldige HTTPS-URL’s hebt ingevuld bij bedrijfsgegevens, worden deze op het Stripe-klantportaal toegepast.
• Producten en prijzen: Abonnementstypen en verbruiksartikelen (indien ingeschakeld) worden vanuit Sessy aangemaakt en bijgewerkt.
• Klanten, abonnementen en metadata: Worden door Sessy aangemaakt en bijgewerkt wanneer leden zich inschrijven of van abonnement wisselen.

Branding- en portal-updates worden alleen uitgevoerd zolang Stripe is geselecteerd als inningsmethode voor leden. Aanbieders die SEPA-export of offline betalingen gebruiken, worden niet beïnvloed.

Instellingen die je nog wel in Stripe configureert

• Betalingsmethoden: Kies welke betaalmethoden je wilt aanbieden (kaart, SEPA-incasso, enz.). Ga naar Stripe betaalmethode instellingen →. Neem contact met ons op als je een geblokkeerde methode nodig hebt.
• Account onboarding en uitbetalingen: Rond identiteitsverificatie, bankrekening en overige openstaande vereisten af in je Stripe Dashboard na het koppelen.

Instellingen voor verbruiksartikelen

Als je “verbruiksartikelen in het abonnement” inschakelt, wordt een tweede abonnementsartikel toegevoegd aan elke klant die zich inschrijft. De maandelijkse prijs van deze abonnementspost wordt gebaseerd op het werkelijke ‘gemeten gebruik’ van specifieke producten/diensten die je aan je klant aanbiedt. Dit kan van alles zijn, variërend van koffie, energierepen, maar ook merchandise zoals t-shirts (alles gedefinieerd onder Winkelartikelen op de Configuratie-pagina). Door deze instelling in te schakelen hoeven leden niet voor elk gekocht artikel apart te betalen. In plaats daarvan zullen deze artikelen worden toegevoegd aan de maandelijkse betaling van hun abonnement. De beschrijving van de verbruiksartikelen is zichtbaar voor je leden als ze zich abonneren, zorg ervoor dat de naam een duidelijke en beknopte naam geeft die je leden zullen begrijpen. Opmerking: Het inschakelen van deze instelling verandert alleen voor nieuwe leden, bestaande abonnementen worden niet gewijzigd.

Stripe account beheren

Om je Stripe instellingen te beheren: Ga naar Stripe dashboard →.

Sommige items worden beheerd vanuit Sessy en bijgewerkt in Stripe via onze integratie. Deze items mogen niet handmatig worden gewijzigd in Stripe. Specifiek:

• Producten: Abonnementstypen in Sessy worden automatisch gesynchroniseerd in Stripe en heten daar “Producten”. Voeg/ wijzig/ verwijder producten niet direct in Stripe als je deze binnen Sessy wilt gebruiken. Deze acties moeten worden uitgevoerd vanuit Sessy
• Klanten: Klanten in Stripe worden aangemaakt als een lid zich voor het eerst inschrijft. Maak klanten niet handmatig aan als je wilt dat de klant met Sessy werkt
• Abonnementen: Abonnementen worden automatisch toegevoegd aan een Stripe Klant (gebaseerd op een Stripe “Product”) wanneer een lid zich inschrijft. Als een lid zijn abonnement in Sessy wijzigt, wordt het automatisch bijgewerkt in Stripe. Abonnementen daarom niet handmatig toevoegen/wijzigen in Stripe
• Metadata: Metadata wordt door Sessy aangemaakt op verschillende objecten in Stripe (bijv. Abonnementen en Producten). De metadata wordt aangemaakt om ervoor te zorgen dat Stripe en Sessy met elkaar kunnen ‘praten’. Verander de metadata in Stripe niet

2. SEPA automatische incasso export

Gebruik de bankrekening van je bedrijf om betalingen van leden te innen via SEPA-incasso’s. Admin-gebruikers kunnen een betalingsbatch in PAIN.008 formaat aanmaken die in de online bankomgeving kan worden geïmporteerd voor verwerking (PAIN.008 is het standaard formaat voor SEPA incasso betalingsbestanden). Het resulterende verwerkingsoverzicht van de bank kan vervolgens weer worden geïmporteerd om de betaalstatus in Sessy actueel te houden. De Sessy app verzamelt de vereiste IBAN rekeninginformatie van je leden, maar jij bent verantwoordelijk voor het verzamelen van de vereiste incassomachtigingen van je leden en de goedkeuring van je bank om automatische incasso’s te innen.

SEPA export instellen

Standaard staat de betaalmethode al op “SEPA incasso export”. Om deze functionaliteit te gaan gebruiken is het echter nodig om enkele aanvullende gegevens in te vullen:

• Ga naar de pagina Instellingen
• Klik op het pictogram “Potlood” naast de optie “Betalingsmethode leden” om het dialoogvenster voor de betalingsmethode te openen
• Vul het IBAN rekeningnummer in dat je gaat gebruiken om de SEPA incasso’s te innen (klik op het “Potlood” icoon en “Opslaan” icoon).
• Vul de naam van de IBAN rekening in
• Vul je KvK-registratienummer in

Bepaal ook welke opzeg- en overstaptermijnen je bij je abonnementen wilt gebruiken.

• Annuleringsperiode: Hoe lang na het annuleringsverzoek moet het abonnement worden opgezegd?
• Overstapperiode: Mogen leden zonder vertraging (onmiddellijk) kunnen wisselen tussen abonnementen of moet er een periode zitten tussen het overstapverzoek en het moment dat het abonnement daadwerkelijk verandert?

Controleer na deze stappen op de pagina “Instellingen”. De “Betalingsmethode leden” zou nu de status “Actief” moeten tonen.

Om de SEPA automatische incasso export functionaliteit te gaan gebruiken, lees meer over betalingen →

3. Offline betalingen

Met deze derde betaalmethode is het mogelijk om betalingen te innen van klanten buiten het Sessy-platform om. Je bent geheel vrij in de keuze welke methode je gebruikt.

Leden die zich inschrijven via de app: Wanneer klanten zich abonneren via de ledenapp, vragen we geen betaalgegevens in Sessy. In plaats daarvan wordt er een taak aangemaakt op het dashboard voor een medewerker om te bevestigen dat de betaling is ontvangen. Na bevestiging wijst Sessy het abonnement toe en kan het lid sessies boeken.

Medewerkers die leden registreren: Gebruik je offline betalingen, dan kunnen medewerkers en admins ook direct vanuit het dashboard een nieuw lid toevoegen (Abonnementsaanvragen → Toevoegen). Gebruik dit nadat de betaling buiten Sessy om is ontvangen. Het abonnement wordt meteen geactiveerd; het lid vult het profiel aan bij de eerste keer inloggen. Zie Dashboard → voor details.

4. Van betaalmethode wisselen

Als je van betaalmethode moet wisselen en al actieve leden hebt, lees dan deze instructies volledig voordat je actie onderneemt. Voer de stappen uit zoals hieronder beschreven om de gevolgen voor je leden te minimaliseren en het risico op mislukte betalingen en/of dubbele betalingen te verkleinen.

In de app zie je bij het wijzigen van de betaalmethode de instructies die passen bij jouw specifieke overgang. Hieronder staan alle scenario’s.

Van offline betalingen naar Stripe

Direct na het wijzigen van de betaalmethode naar ‘Stripe’ en het opzetten van een gekoppeld Stripe-account, lopen alle betalingen voor nieuwe leden via Stripe. Bestaande abonnementen worden echter niet automatisch gemigreerd. Bestaande leden met een offline bevestigd abonnement kunnen hun abonnement blijven gebruiken totdat ze overstappen.

Na het wijzigen van de betaalmethode en het instellen van Stripe zullen bestaande leden die via Stripe willen betalen zich opnieuw moeten aanmelden voor een abonnement via Stripe. Dit kunnen ze doen in de app-instellingen (onder abonnement wijzigen); ze worden dan doorgestuurd naar de Stripe checkout-pagina. Het is aan te raden deze migratieperiode zo kort mogelijk te houden (bij voorkeur niet langer dan 1-2 maanden).

Bij het aanmaken van het Stripe-account is het belangrijk om alle stappen zo snel mogelijk te voltooien, inclusief e-mailvalidatie en identificatie. Controleer na het aanmaken van je account of er openstaande posten worden getoond op het Stripe-dashboard.

Van offline betalingen naar SEPA export

Voordat je de betaalmethode wijzigt, is het belangrijk/aan te raden om voor te bereiden met de volgende stappen:

1. toestemming krijgen van je bank om SEPA-incasso’s uit te voeren
2. verzamel bankrekeninggegevens en incassomachtigingen van al je leden
3. bereid een importbestand voor met de bankgegevens van je leden (zie ledenimport onder instellingen voor sjabloon en instructies)

Zodra alles is voorbereid:

1. zet op deze pagina de betaalmethode om naar SEPA-incasso export
2. importeer de bankgegevens (zie ledenimport onder instellingen), of laat leden hun IBAN invullen in de app-instellingen
3. vul de vereiste IBAN- en KvK-gegevens in om betalingsexportbestanden te kunnen maken (zie hieronder)

Bestaande leden met een offline bevestigd abonnement kunnen hun abonnement blijven gebruiken totdat ze zijn overgezet naar incasso. Nieuwe leden moeten bij inschrijving hun IBAN opgeven.

Van Stripe naar SEPA export

Voordat je de betaalmethode wijzigt, is het aan te raden om voor te bereiden met de volgende stappen:

1. toestemming krijgen van je bank om SEPA-incasso’s uit te voeren
2. verzamel bankrekeninggegevens en incassomachtigingen van je leden
3. bereid een importbestand voor met bankgegevens van je leden (zie ledenimport onder instellingen voor sjabloon en instructies)

Geleidelijke migratie wordt ondersteund. Je kunt de betaalmethode van de box op de instellingenpagina wijzigen voordat alle leden zijn gemigreerd:

• Nieuwe leden gebruiken direct SEPA-incasso export.
• Bestaande leden met een actief Stripe-abonnement blijven via Stripe betalen totdat ze individueel worden gemigreerd (bijvoorbeeld via abonnement wijzigen in de ledenapp of via het ledenbeheer).
• Bij migratie wordt het Stripe-abonnement automatisch in Sessy beëindigd.

Tijdens de migratieperiode:

1. zet op de instellingenpagina de betaalmethode om naar SEPA-incasso export
2. importeer bankgegevens voor leden die klaar zijn om te migreren, of laat leden hun IBAN invullen in de app-instellingen
3. vul de vereiste IBAN- en KvK-gegevens hieronder in om betalingsexportbestanden te maken
4. gebruik het ledenrapport (kolom betaalmethode) en indien nodig de Stripe-dashboardlink op Instellingen om te zien wie nog niet is gemigreerd

Houd de migratieperiode zo kort mogelijk (bij voorkeur niet langer dan 1-2 maanden). Je kunt je Stripe-account ontkoppelen of sluiten zodra alle leden zijn gemigreerd.

Van SEPA export naar Stripe

Direct na het wijzigen van de betaalmethode naar ‘Stripe’ en het opzetten van een gekoppeld Stripe-account, lopen alle betalingen voor nieuwe leden via Stripe.

Abonnementen van bestaande leden worden echter niet automatisch gemigreerd. Na het veranderen van de betaalmethode en het instellen van Stripe zullen alle bestaande leden zich opnieuw moeten aanmelden voor een abonnement via Stripe. Dit kunnen de leden doen in de app-instellingen (onder abonnement wijzigen); ze worden dan doorgestuurd naar de Stripe checkout-pagina.

Tijdens de migratieperiode kunnen leden die nog niet via Stripe een abonnement hebben afgesloten nog steeds hun bestaande abonnement blijven gebruiken. Je kunt ook nog steeds automatische incasso-betalingsbatches aanmaken voor de leden die nog niet naar Stripe zijn overgestapt. Houd deze periode zo kort mogelijk (bij voorkeur niet langer dan 1-2 maanden).

Bij het aanmaken van je Stripe-account is het belangrijk om zo snel mogelijk na de overstap naar Stripe alle stappen te doorlopen, waaronder e-mailvalidatie en identificatie. Controleer na het aanmaken van je account of er openstaande posten worden getoond op het Stripe-dashboard.

Van Stripe naar offline betalingen

Voordat je de betaalmethode wijzigt, is het belangrijk/aan te raden om voor te bereiden met de volgende stappen:

1. annuleer alle actieve abonnementen in Stripe (selecteer om onmiddellijk te beëindigen), zodat leden niet automatisch blijven worden geïncasseerd
2. communiceer de wijziging duidelijk naar je leden

Zodra alles is voorbereid:

1. zet op deze pagina de betaalmethode om naar Offline
2. stel in wie offline betalingen mag bevestigen

Na de wijziging worden nieuwe abonnementsaanvragen aangemaakt als taken op het dashboard. Een medewerker bevestigt dat de betaling buiten Sessy om is voldaan; daarna wordt het abonnement geactiveerd. Bestaande leden met een actief Stripe-abonnement dat nog niet is geannuleerd, blijven via Stripe worden geïncasseerd totdat je dit in Stripe beëindigt.

Van SEPA export naar offline betalingen

Direct na het wijzigen van de betaalmethode naar Offline lopen alle betalingen voor nieuwe leden via het offline bevestigingsproces. Bij een nieuwe inschrijving wordt een taak aangemaakt op het dashboard; een medewerker bevestigt dat de betaling buiten Sessy om is voldaan.

Bestaande abonnementen worden niet automatisch gemigreerd. Leden met een bestaand incasso-abonnement kunnen hun abonnement blijven gebruiken totdat ze zijn overgezet. Het is nog steeds mogelijk om incassobatches te maken voor leden die nog niet zijn overgestapt en IBAN-gegevens hebben opgegeven. Houd deze migratieperiode zo kort mogelijk (bij voorkeur niet langer dan 1-2 maanden).

Stel in wie offline betalingen mag bevestigen. Communiceer de wijziging duidelijk naar je leden.