Encaissement des paiements

Gérer la méthode d'encaissement et les réglages associés.

Encaissement des paiements

La méthode d’encaissement détermine comment vous facturez aux membres les abonnements, les séances à l’unité et les articles de boutique. Sessy a trois options, décrites plus bas.

1. Stripe

Avec un compte Stripe connecté, vous encaissez les paiements des membres. Stripe collecte les données nécessaires et les paiements, puis verse l’argent sur votre compte. Vous pouvez proposer plusieurs méthodes (entre autres carte et prélèvement SEPA). Si vous choisissez Stripe, vous êtes redirigé vers Stripe pour créer un compte lié à votre studio Sessy. Plus sur les fonctions et les tarifs : Vers Stripe →

Configurer le compte Stripe

Configurer Sessy pour Stripe :

• Dans l’admin, ouvrez Configuration et dépliez Méthode de paiement des membres
• Le crayon à côté de Méthode d’encaissement ouvre le dialogue
• En haut dans le menu, choisissez Stripe
• Lisez bien le guide (ou le texte plus bas)
• Connecter le compte Stripe
• Vous arrivez sur Stripe. Connectez-vous ou créez un compte nouveau et renseignez les données de votre entreprise

Ensuite, sur la page de configuration, vérifiez : la méthode d’encaissement devrait afficher Actif. Si le setup est incomplet, clôturez les points ouverts dans le Dashboard Stripe (le crayon ouvre le dialogue, puis Vers le compte Stripe).

Réglages Stripe que Sessy maintient tout seul

Tant que Stripe est votre méthode d’encaissement active, Sessy maintient le compte connecté synchronisé. Pas besoin de le configurer à la main dans le Dashboard Stripe :

• Portail clients : Sessy crée une configuration de portail propre sur le compte connecté et la maintient. Les membres peuvent seulement changer les méthodes de paiement. Changement d’abonnement, résiliations et historique de factures sont off dans le portail — ça passe par l’app Sessy.
• Marque de Checkout et du portail : couleurs et logo viennent de la marque d’entreprise Sessy (Marque →). La couleur de barre vaut pour les boutons et les accents du portail ; le highlight pour le panneau latéral de Checkout. Le logo d’entreprise est envoyé à Stripe ; les logos carrés aussi comme icône Stripe. La marque se met à jour quand vous changez couleurs ou logo dans Sessy et quand les membres ouvrent Checkout ou le portail de paiements.
• Liens de conditions et de confidentialité dans le portail : les URL HTTPS valides des données d’entreprise s’appliquent au portail clients Stripe.
• Produits et prix : les types d’abonnement et les biens de consommation (s’ils sont actifs) sont créés et mis à jour depuis Sessy.
• Clients, abonnements et métadonnées : Sessy les crée et les met à jour quand les membres s’abonnent ou changent.

Les mises à jour de marque et de portail tournent seulement tant que Stripe est choisi comme méthode d’encaissement. Les studios avec export SEPA ou paiements hors ligne ne sont pas concernés.

Ce que vous configurez encore dans Stripe

• Méthodes de paiement : quelles méthodes vous voulez proposer (carte, prélèvement SEPA, etc.). Vers les méthodes de paiement Stripe →. Écrivez-nous si une méthode dont vous avez besoin est bloquée.
• Onboarding du compte et payouts : vérification d’identité, compte bancaire et points ouverts dans le Dashboard Stripe après la connexion.

Biens de consommation

Si vous activez Biens de consommation dans l’abonnement, chaque nouvel abonnement porte un second poste d’abonnement. Le prix mensuel suit la consommation réelle de certains produits/services (café, barres, merch, etc. — tout dans Articles de boutique de la page de configuration). Les membres ne paient pas chaque achat à l’unité : les articles entrent dans le paiement mensuel de l’abonnement. Le nom, les membres le voient à l’abonnement — court et clair. Note : le réglage s’applique seulement aux nouveaux membres ; les abonnements actuels ne changent pas.

Maintenir le compte Stripe

Réglages Stripe : Vers le Dashboard Stripe →.

Certains objets, Sessy les maintient et les met à jour dans Stripe. Ne les changez pas à la main dans Stripe :

• Produits : les types d’abonnement dans Sessy s’appellent dans Stripe « Products ». Ne les créez/changez/supprimez pas direct dans Stripe si vous voulez les utiliser dans Sessy — ça passe par Sessy
• Clients : ils naissent dans Stripe la première fois qu’un membre s’abonne. Ne créez pas de clients à la main s’ils doivent fonctionner avec Sessy
• Abonnements : ils se rattachent tout seuls au client Stripe (à partir d’un produit Stripe) quand un membre s’abonne. Un changement dans Sessy met à jour Stripe. Ne changez pas les abonnements à la main dans Stripe
• Métadonnées : Sessy pose des métadonnées sur plusieurs objets Stripe (p. ex. abonnements et produits) pour que Stripe et Sessy se parlent. Ne les changez pas dans Stripe

2. Export de prélèvement SEPA

Encaissez les paiements des membres depuis le compte de l’entreprise par prélèvement SEPA. Les admins génèrent un lot de paiement au format PAIN.008 à importer dans la banque en ligne (PAIN.008 est le format standard des fichiers de prélèvement SEPA). Le relevé de traitement de la banque, vous le réimportez pour que le statut de paiement dans Sessy soit à jour. L’app collecte l’IBAN des membres ; les mandats de prélèvement et l’autorisation de la banque pour les prélèvements sont votre affaire.

Configurer l’export SEPA

Par défaut, c’est déjà Export de prélèvement SEPA. Pour démarrer, il manque encore des données :

• Dans l’admin, ouvrez Configuration et dépliez Méthode de paiement des membres
• Le crayon à côté de Méthode d’encaissement ouvre le dialogue
• Saisissez l’IBAN avec lequel vous encaissez les prélèvements (crayon et enregistrer)
• Nom du compte IBAN
• Numéro d’immatriculation de l’entreprise

En plus, fixez les délais de résiliation et de changement de vos abonnements.

• Délai de résiliation : combien de temps après la demande de résiliation l’abonnement se termine-t-il ?
• Délai de changement : changement immédiat entre abonnements, ou un délai entre la demande et le changement réel ?

Ensuite, sur la page de configuration, vérifiez : la méthode d’encaissement devrait afficher Actif.

Pour commencer avec l’export de prélèvement SEPA : Plus sur les paiements →

3. Paiements hors ligne

Cette troisième méthode encaisse hors Sessy. Vous choisissez la méthode librement.

Membres qui s’inscrivent dans l’app : à l’abonnement, Sessy ne demande pas de données de paiement. À la place, une tâche naît sur le dashboard admin : un employé confirme que le paiement est arrivé. Ensuite Sessy attribue l’abonnement et le membre peut réserver des séances.

Employés qui inscrivent des membres : en hors ligne, employés et admins peuvent aussi inscrire de nouveaux membres direct depuis le dashboard (Demandes d’abonnement → Ajouter). Utilisez-le quand le paiement hors Sessy est arrivé. L’abonnement est actif tout de suite ; le membre complète le profil à la première connexion. Détail : Dashboard →

4. Changer de méthode de paiement

Avec des membres actifs, lisez le guide entier avant d’agir. Les étapes plus bas réduisent l’impact et baissent le risque de paiements échoués ou en double.

Dans l’app, vous voyez le guide de votre transition concrète. Tous les scénarios sont plus bas.

Des paiements hors ligne vers Stripe

Après le passage à Stripe et la connexion d’un compte Stripe, les paiements des nouveaux membres passent tout de suite par Stripe. Les abonnements actuels ne se migrent pas tout seuls. Les membres avec un abonnement confirmé hors ligne peuvent continuer à l’utiliser jusqu’à ce qu’ils changent.

Qui veut payer par Stripe doit se réinscrire par Stripe dans les réglages de l’app (changer d’abonnement) et arrive sur Stripe Checkout. Gardez la phase de migration aussi courte que possible (mieux : moins de 1–2 mois).

À la création du compte Stripe, clôturez toutes les étapes rapidement, y compris confirmation d’e-mail et identification. Relisez les points ouverts dans le Dashboard Stripe.

Des paiements hors ligne vers l’export SEPA

Avant le changement, préparez :

1. Autorisation de votre banque pour les prélèvements SEPA
2. Données bancaires et mandats de prélèvement de tous les membres
3. Fichier d’import avec les données bancaires (modèle et guide dans l’import de membres, dans la configuration)

Quand tout est préparé :

1. Mettez la méthode d’encaissement de cette page sur Export de prélèvement SEPA
2. Importez les données bancaires (import de membres) ou laissez les membres saisir leur IBAN dans les réglages de l’app
3. Renseignez IBAN et numéro d’immatriculation pour pouvoir générer des fichiers d’export (voir plus bas)

Les membres avec un abonnement confirmé hors ligne peuvent continuer à l’utiliser jusqu’au passage au prélèvement. Les nouveaux membres donnent leur IBAN à l’inscription.

De Stripe vers l’export SEPA

Avant le changement, préparez :

1. Autorisation de votre banque pour les prélèvements SEPA
2. Données bancaires et mandats de prélèvement des membres
3. Fichier d’import avec les données bancaires (modèle et guide dans l’import de membres)

La migration par phases est possible. Vous pouvez changer la méthode de paiement du studio sur la page de configuration avant de migrer tous les membres :

• Nouveaux membres utilisent tout de suite l’export de prélèvement SEPA.
• Membres actuels avec un abonnement Stripe actif restent sur Stripe jusqu’à ce que vous les migriez un par un (p. ex. changer d’abonnement dans l’app membres ou dans la fiche admin).
• À la migration, l’abonnement Stripe se termine tout seul dans Sessy.

Pendant la migration :

1. Mettez la méthode d’encaissement de la page de configuration sur Export de prélèvement SEPA
2. Importez les données bancaires des membres prêts à migrer ou laissez-les saisir l’IBAN dans les réglages de l’app
3. Renseignez IBAN et numéro d’immatriculation pour générer des fichiers d’export
4. Utilisez le rapport membres (colonne méthode de paiement) et, si besoin, le lien vers le Dashboard Stripe dans la configuration pour voir qui n’a pas encore migré

Gardez la phase de migration aussi courte que possible (mieux : moins de 1–2 mois). Déconnectez ou fermez le compte Stripe dès que tout le monde a migré.

De l’export SEPA vers Stripe

Après le passage à Stripe et la connexion d’un compte Stripe, les paiements des nouveaux membres passent tout de suite par Stripe.

Les abonnements actuels ne se migrent pas tout seuls. Après le changement, les membres actuels doivent se réinscrire par Stripe dans les réglages de l’app (changer d’abonnement) et arrivent sur Stripe Checkout.

Pendant la phase de migration, les membres sans abonnement Stripe peuvent continuer à utiliser leur abonnement actuel. Les lots de prélèvement pour les membres qui n’ont pas encore changé restent possibles. Gardez la phase aussi courte que possible (mieux : moins de 1–2 mois).

À la création du compte Stripe, clôturez toutes les étapes rapidement après le changement, y compris confirmation d’e-mail et identification. Relisez les points ouverts dans le Dashboard Stripe.

De Stripe vers les paiements hors ligne

Avant le changement, préparez :

1. Résiliez tous les abonnements actifs dans Stripe (fin immédiate), pour que plus personne ne soit débité tout seul
2. Communiquez le changement clairement aux membres

Quand tout est préparé :

1. Mettez la méthode d’encaissement de cette page sur Hors ligne
2. Définissez qui peut confirmer les paiements hors ligne

Ensuite, les nouvelles demandes d’abonnement naissent comme tâches sur le dashboard. Un employé confirme le paiement hors Sessy ; alors l’abonnement devient actif. Les membres actuels avec un abonnement Stripe pas encore résilié continuent d’être débités par Stripe jusqu’à ce que vous le fermiez dans Stripe.

De l’export SEPA vers les paiements hors ligne

Après le passage à Hors ligne, les paiements des nouveaux membres passent par la confirmation hors ligne. À une nouvelle inscription, une tâche de dashboard naît ; un employé confirme le paiement hors Sessy.

Les abonnements actuels ne se migrent pas tout seuls. Les membres avec un abonnement de prélèvement peuvent continuer à l’utiliser jusqu’à ce que vous les changiez. Les lots de prélèvement pour les membres pas encore changés avec IBAN restent possibles. Gardez la phase de migration aussi courte que possible (mieux : moins de 1–2 mois).

Définissez qui peut confirmer les paiements hors ligne. Communiquez le changement clairement.