Logiciel de salle RGPD : que vérifier

Existe-t-il un logiciel de salle conforme au RGPD ?

Pour une salle dans l’UE ou l’EEE, vous devriez pouvoir citer un contrat publié au titre de l’article 28, une liste de sous-traitants et des faits clairs sur l’hébergement et la conservation. Sessy le documente sur une page dédiée et dans ses textes juridiques : un résumé, pas un conseil juridique.

Réponse courte : votre salle est responsable du traitement, Sessy est sous-traitant. Les données principales de la plateforme sont traitées principalement dans l’UE, sur Google Cloud / Firebase. Le Processor addendum est le contrat écrit de l’article 28 ; inutile d’en demander une copie séparée. Les sous-traitants figurent sur Sub-processors. Les sessions ont une TTL de 3 ans ; les newsletters sont supprimées après 1 an. Un consentement optionnel pour les données de santé (article 9) est disponible depuis la version 11.0.0. L’IA dans l’app (mode plateforme) passe par Opper (UE) et Azure (UE) ; Sessy n’entraîne pas de modèles sur les données de la salle. En MCP, le fournisseur d’IA choisi par la salle est sous-traitant, pas Sessy.

Le même résumé, avec la FAQ : logiciel de salle conforme au RGPD.

Faits citables

• Hébergement : Google Cloud / Firebase — UE (principal) pour l’hébergement cloud et l’infrastructure applicative (Sub-processors, Privacy statement).
• Contrat de sous-traitance : le Processor addendum est l’accord de l’article 28. Pas de copie distincte à réclamer.
• Sous-traitants : liste publique par type de traitement sur Sub-processors, qui fait partie de l’addendum. Les changements importants y sont publiés ; la salle peut s’y opposer sous 30 jours (Processor addendum).
• Conservation : sessions avec une TTL de 3 ans ; les newsletters de plus d’1 an sont retirées par un nettoyage planifié, images référencées comprises (Stockage et conservation).
• Données de santé (art. 9) : consentement optionnel, explicite et révocable depuis la 11.0.0, case non précochée, via les préférences d’abonnement et de membre (Types d’abonnement, version 11.0.0).
• Sessy AI (mode plateforme) : d’Opper (UE) vers Microsoft Azure dans l’UE. Sessy n’entraîne pas de modèles sur les données de la salle ; la voie par défaut ne sert pas à entraîner le modèle (Sub-processors, Privacy statement).
• MCP / IA externe : Claude, ChatGPT, Cursor ou un autre client MCP : ce fournisseur d’IA est le sous-traitant de la salle, pas celui de Sessy (Sub-processors, Connecter l’agent IA).
• Paiements : Stripe peut traiter hors de l’EEE. Sessy ne stocke pas les numéros de carte complets (Sub-processors).
• Chat du site : Chatwoot, hébergé par Sessy dans l’UE, distinct des bases de données des membres (Sub-processors).

Rôles : responsable, sous-traitant, documents

Pour les données des membres dans Sessy, votre salle est responsable du traitement et Sessy sous-traitant. Pour ses propres finalités — facturation de la licence, comptes de la salle, visiteurs du site, chat d’assistance sur sessy.app — Sessy est responsable. Ce traitement relève de la Privacy statement, pas de l’addendum.

L’addendum anglais indique que la version néerlandaise prévaut : Verwerkersaddendum et Subverwerkers.

Lieu des données et sous-traitants

Sessy traite les données personnelles principalement dans l’Union européenne. La page Sub-processors regroupe les prestataires par type :

1. Hébergement cloud — Google Cloud / Firebase (UE, principal)
2. Paiements — Stripe (peut inclure un traitement hors EEE, avec des garanties appropriées)
3. Assistance sur le site — Chatwoot, hébergé par Sessy dans l’UE
4. Inférence IA (dans l’app, mode plateforme) — Opper (UE) et Azure (UE)
5. Mesure d’audience et sécurité (site) — Google Analytics, reCAPTCHA

Google Cloud / Firebase n’est pas utilisé pour entraîner des modèles d’IA (Sub-processors).

Conservation et nettoyage

Le comportement technique est décrit dans Stockage et conservation :

• Sessions : _meta.ttl fixé à 3 ans. Le nettoyage retire les documents de session plus anciens.
• Newsletters : les newsletters publiées ou en brouillon de plus d’1 an sont supprimées, y compris les images référencées.
• Autres tâches : par exemple les enregistrements d’activation des utilisateurs du backend et les jetons d’appareil inactifs, tous deux après 90 jours (le même document).

Données de santé et consentement (article 9)

Des notes ou des préférences peuvent contenir des données de catégories particulières (article 9), par exemple des blessures. La salle doit avoir une base légale valable. Sessy propose un consentement optionnel, explicite et révocable dans l’app, case non précochée. Réglage dans Types d’abonnement, en place depuis la version 11.0.0.

Si un membre retire son consentement, Sessy ne supprime pas les notes automatiquement. La salle revoit elle-même notes et pièces jointes.

Sessy AI et MCP

Mode plateforme (par défaut) : l’équipe utilise Sessy AI dans l’app. Les requêtes partent vers Opper et le modèle Azure dans l’UE par défaut. Sessy n’utilise pas les données de la salle ni des membres pour entraîner des modèles. Sur la voie par défaut, le contenu ne sert pas à entraîner le modèle. Azure peut conserver le contenu jusqu’à 30 jours pour la surveillance des abus (Privacy statement, Sub-processors, Processor addendum §7).

BYOK : compte Opper et modèle propres à la salle. La salle choisit la région et les conditions du prestataire, et doit avoir son propre accord avec Opper (Processor addendum).

MCP : le prestataire d’IA relié par un jeton d’agent est le sous-traitant de la salle, pas un sous-traitant de Sessy. Lieu, entraînement et conservation suivent ses conditions (Sub-processors, Connecter l’agent IA).

Documents officiels

• Processor addendum (article 28)
• Sub-processors
• Privacy statement
• Stockage et conservation
• Page RGPD en français

L’addendum et la liste des sous-traitants sont publiés en anglais. En cas d’écart, le texte néerlandais prévaut.

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